Faktura – Software zur Erstellung von Rechnungen

Die Faktura oder auch Rechnung enthält Angaben über Leistung (Art, Menge, Datum, Preis, etc. ). Das aufstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung und es enthält Angaben über Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen, Firma und Adresse. Außerdem gibt es sie in Papierform oder elerktonischer Form. In elektronischer Form, gibt es viele Programme die eine leichte Fakturierung ermöglichen (beispielsweise CAO-Faktura oder Finos Faktura Abamsoft aus dem Hause Abamsoft). Dadurch lässt sich selbststständig in Unternehmen, Firmen und auch kleinen Betrieben einfach arbeiten und macht es jedem möglich. An besondere Bedingungen, ist die Faktura in der EU gebunden.

Beispielsweise gibt es im deutschen Schuldrecht und Umsatzsteuerrecht andere Rechnungen zu beachten. Das heißt, man erwartet das auf Paragraphen geachtet wird sodass es keine Verletzungen der Rechnungspflicht gibt. Für so einen Verstoss kann man eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro bekommen. Man muss im Schuldrecht darauf achten, das Schuldverhältnis zwischen Gläubiger und Schuldner klargestellt wird. Zwar ist eine Rechnung nicht immer erforderlich (bespielsweise beim Kauf oder der Reklamation) doch können Zweifel aufkommen, sodass es immer besser wäre eine Rechnung aufzustellen, da man dort alles nachprüfen kann. Eine Rechnung dient hier eher als eine Begründung für das späte nachzahlen eines Schuldners.

In der Umsatzsteuerrechtlichen Rechnungpflicht bezieht sich die Rechnung auf das Umsatzsteuergesetz. Das heißt bei Lieferungen oder Leistungen ist es egal, wie ein Dokument bezeichnet wird, solange es sich im Geschäftsverkehr befindet.
Ein Unternehmer hat zu beachten das er, wenn er einen Umsatz für ein anderes Unternehmen ausführt, eine Rechnung aufstellt. Auch an umsatzsteuerpflichtge Werkleistungen ist er ebenfalls verpflichtet eine Rechnung aufzustellen. So eine Rechnung enthält die oben genannten Leistungen einer Faktura. Das heißt Namen, Adresse, Steuer-, Umsatzsteuer-, und Identifikationsnummer. Auch das Datum, eine Nummer zum Nummernkreis (das heißt, einzelne Datenbankansätze werden einer Nummer zugeordnet), Mengen und Art der Gegnstände oder der Leistungen und Entgelder gehören zu der “vollständigen” Rechnung.

Führt man eine Rechnung durch so wird dies in der heutigen Zeit meistens elektronisch gemacht. Dann wird ihre Echtheit auf eine Signatur (QES = Qualifizierte elektronische Signatur) geprüft. Das ganze bezieht sich auf größere Rechungen. Rechnet man über Kleinbeträge, sind es weniger Angaben die gemacht werden müssen. Adresse, Name, Ausstellungsdatum, Entgelder und Mengen und Art gehören dazu.

Um eine Rechung zu korrigieren und zu verbessern wird meinsten eine Abrechnungsgutschrift duchgeführt. Sie wird über die Leistung und Lieferung abgerechnet. Natürlich müssen alle Betreffenden, das heißt Unternehmer und Lieferant bzw. Dienstleister einverstanden und informiert sein, das etwas nicht in der Rechnung stimmt und eine Gutschrift durchgeführt werden muss.

Oft wird der Begriff “Rechnung” nicht mit der Faktura sondern der Quittung in Verbindung gebracht was jedoch nicht stimmt. Denn eine Rechnung erklärt was fortlaufend noch passiert während es bei der Quittung bereits abgeschlossen ist.

Die Rechnungliste

Hier werden die Rechungen oder Fakurierungen in einer bestimmten Zeitspann auf einer Liste zusammengefasst. Meistens wird eine Rechnungliste dann geführt, wenn es on Betrieben oder kleinen Unternehmen keine Buchführungspflicht (das heißt, alles dokumentieren was es an Ein- und Ausgaben gibt) gibt. Hier ist die Rechnungliste eine Grundlage für eine Steuererklärung.

Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP)

Zu deutsch “elektronische Rechnugsstellung und -bezahlung”. Hier kann ein Unternehmen eine Rechnung mit geschützten Bereich auf seiner Homepage “veröffentlichen”, natürlich nur für betreffende Leute, oder per E-Mail verschicken. Das ganze nennt sich “Direct Billing Modell”.
Die Vorteile dieses Modells sind die zuerst sehr hohe Flexibilität und der Zugriff auf alles möglichen Daten. Natürlich gibt es auch Nachteile. Da wären zuerst die hohen Kosten, der Wartungsaufwand sowie die persönlcihen Zugangsdaten die man von verschieden Kunden hätte, was misstrauen erregen könnte.

Ebenso gibt es die Möglichkeit über Plattformen eine Verbindung über Rechnungssteller und Rechnungempfänger herzustellen. Dieses Modell nennt sich “Consolidator Modell”. Hier sind die Vorteile, die vielen neuen Rechnungempfänger- und steller die auf den Kundenstamm zugreifen können, sowie keine hohen Einstiegskosten, keine Eigenverantwortung für die Plattform und die Werbemassnahmen die zu noch mehr Teilnehmern führen. Natürlich sind hier auch wieder Nachteile beschrieben, die aber eher gering ausfallen. Das wären einmal die geringe Flexibilität und das erste Modell könnte man gar nicht nutzen.
In beiden Fällen sind QES notwendig.